Μερικές δωρεάν εφαρμογές για την οργάνωση του ασφαλιστικού σου γραφείου

Oργάνωση του ασφαλιστικού σου γραφείου

Η οργάνωση του ασφαλιστικού σου γραφείου μπορεί να σημαίνει πολλά πράγματα: πως θα διαχειρίζεσαι τις επαφές σου, πως θα οργανώσεις συμβόλαια, πως θα έχεις έλεγχο των οικονομικών του γραφείου, ποια θα είναι η στρατηγική σου αν έχεις συνεργάτες, αν θα έχεις κάποιο marketing πλάνο και για να μην μακρηγορώ μία ατελείωτη λίστα από πράγματα που χρειάζονται κυρίως το δικό σου χρόνο και τη δική σου ενέργεια.

Στο Pakia, γνωρίζοντας τον πόνο που κρύβεται σε αυτές τις διαδικασίες, μπορούμε να σου προτείνουμε μερικά χρήσιμα (και δωρεάν) εργαλεία που θα σε βοηθήσουν να οργανωθείς και να οργανώσεις το ασφαλιστικό σου γραφείο. Με επίκεντρο φυσικά την τεχνολογία, αφού αυτός είναι ο τομέας μας!

Task Management

Τι είναι τελικά όλα αυτά που πρέπει να οργανώσεις; Ξεκίνα με μία απλή καταγραφή των βασικών εργασιών και εκκρεμοτήτων που πρέπει να ολοκληρώνονται κάθε μέρα, κάθε εβδομάδα, κάθε μήνα ή κάθε έτος. Πώς θα το κάνεις αποτελεσματικά και γρήγορα;

Trello

Η πιο απλή και εύχρηστη εφαρμογή που θα συναντήσεις σε αυτή τη λίστα. Στο trello μπορείς να καταγράφεις tasks, να ορίζεις ημερομηνίες που πρέπει να ολοκληρωθούν και να ταξινομείς με βάση το πόσο σημαντικό είναι το καθετί. Το χρησιμοποιείς εύκολα από το κινητό σου και έχεις τη δυνατότητα να αναθέτεις tasks και στην ομάδα σου για να είναι όλα οργανωμένα και να μην ξεχνάει κανείς τίποτα.

Asana

Αντίστοιχη εφαρμογή, με την οποία καταγράφεις, αναθέτεις, ορίζεις ημερομηνίες και ξεκινάς να ολοκληρώνεις tasks. Εδώ, μπορείς να έχεις projects και μία λίστα με όλα τα  tasks συγκεντρωμένα. Τη συστήνουμε κυρίως αν θες να ολοκληρώσεις κάτι μεγάλο με πολλά sub-tasks που πρέπει να γίνουν.

Google Calendar

Ένα ημερολόγιο για να καταγράφεις τα ραντεβού σου. Το καλό εδώ είναι ότι πιθανότητα υπάρχει ήδη στο κινητό σου και είναι Google, άρα έχεις πρόσβαση ανά πάσα στιγμή.  Το ακόμη καλύτερο είναι ότι μπορείς να συνδέσεις διαφορετικούς λογαριασμούς (επαγγελματικό, προσωπικό) και να μοιραστείς ένα ημερολόγιο με άλλους. Έτσι, κάθε πρωί μπορείς να ξεκινάς τη μέρα σου γνωρίζοντας πόσα ραντεβού έχεις και πόση ώρα θα είσαι στο γραφείο ώστε να προγραμματίζεις το χρόνο σου.

Keep

Άλλη μία Google εφαρμογή για να κρατάς σημειώσεις στο κινητό σου όποτε το χρειάζεσαι και να μπορείς να τις βλέπεις ξανά με άνεση από τον υπολογιστή σου. Λίστες με to-dos, ηχητικές σημειώσεις, ακόμη και φωτογραφίες σαν σημείωση. Το keep είναι εργαλείο για να είσαι σίγουρος/η ότι τίποτα δεν θα ξεφυγεί. Στα συν ότι μπορείς να έχεις και υπενθυμίσεις για κάθε σημείωση και να κάνεις μία σημείωση share.

Επαφές και επικοινωνία

Το επόμενο μεγάλο κομμάτι της δουλειάς σου, αυτό με το οποίο συνδέονται και τα περισσότερα tasks: οι πελάτες, οι επαφές σου και η επικοινωνία μαζί τους. Εδώ τα πράγματα είναι αρκετά απλά, έχεις ένα τηλέφωνο/email και πρέπει κάπου να το αποθηκεύσεις για να κάνεις κάτι με αυτό. Επειδή σίγουρα μια ατζέντα δεν είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος να διαχειρίζεσαι τις επαφές σου, δες μερικά εργαλεία που μπορούν να σε βοηθήσουν:

Google contacts

Κάθε επαφή σου, κάθε τηλέφωνο ή email που έχεις θα πρέπει να βρίσκεται εδώ γιατί ότι κι αν συμβεί δεν θα χαθούν. Επιπλέον έχεις τη δυνατότητα να κάνεις import/export τις επαφές σου, να τις ομαδοποιείς με labels και να έχεις πρόσβαση κάθε στιγμή, όπου κι αν είσαι σε αυτή τη λίστα. Επειδή κάνει συγχρονισμό με το κινητό σου, είναι η καλύτερη έκδοση της παραδοσιακής ατζέντας στο κινητό σου.

Mailchimp

Έχει τη λίστα με τους πελάτες, τις επαφές και μέσα σε αυτά και κάποια emails από συστάσεις ή πιθανούς πελάτες. Στέλνεις μαζικά emails σε όλες αυτές τις επαφές; Τότε σίγουρα το Mailchimp είναι αυτό που χρειάζεσαι. Όμορφα templates για να ξεκινήσεις, εύκολη στη χρήση εφαρμογή και εξαιρετικό reporting για να βλέπεις πόσοι άνοιξαν το email σου και πόσοι πάτησαν πάνω σε ένα link. Το mailchimp μπορείς να το χρησιμοποιήσεις για να στείλεις χρόνια πολλά, χριστουγεννιάτικες ευχές  ή υλικό σχετικό με τη δουλειά σου.

Canva

Αυτό το εργαλείο είναι απλό, όμορφο και σε βοηθάει να σχεδιάσεις ωραίες εικόνες για να τις στείλεις με ένα email στους πελάτες σου. Είναι το πιο απλό εργαλείο για να φτιάξεις μια εικόνα για ένα newsletter ή για να στείλεις ένα χριστουγεννιάτικο email στους πελάτες σου. Μπορείς να το χρησιμοποιήσεις ακόμη και για να δημιουργήσεις εικόνες/διαφημίσεις για τα social media.

Αρχεία

Άλλο ένα σημαντικό κομμάτι της καθημερινότητάς σου: τα αρχεία που έχεις από τους πελάτες σου. Συμβόλαια, φωτοτυπίες από διπλώματα, ταυτότητες και πολλά πολλά άλλα. Αντί να έχεις έναν φάκελο στο γραφείο για κάθε πελάτη, είναι καλύτερο να έχεις έναν φάκελο στον υπολογιστή σου. Ακόμα καλύτερο είναι να έχεις αυτό τον φάκελο online. Και να ξέρεις ότι δεν θα τον χάσεις. Με τίποτα. Γι αυτό έχουμε:

Dropbox

Οργάνωσε σε φακέλους και ανέβασε εδώ όλα τα αρχεία των πελατών σου. Στο Dropbox μπορείς να ανεβάσεις δωρεάν 2GB, το οποίο πρακτικά σημαίνει ότι αν απλά ανεβάζεις έγγραφα (pdf, doc, xls και όχι εικόνες) τότε ο χώρος είναι υπεραρκετός για να οργανώσεις όλα σου τα αρχεία με ασφάλεια.

Drive

Αν πάλι 2GB σου φαίνονται λίγα, υπάρχει και εδώ η Google και σου δίνει 15GB χώρο για να αποθηκεύσεις όλα τα αρχεία σου, στο drive. Ακόμα και φωτογραφίες μπορέις να ανεβάσεις, αφού ο χώρος που σου δίνει είναι υπεραρκετός. Μπορείς  να φτιάξεις φακέλους και να τους μοιραστείς, ώστε όλοι στο γραφείο να έχετε πρόσβαση στον ηλεκτρονικό φάκελο κάθε πελάτη σου.

Διαχείριση

Φυσικά, από τη λίστα μας δεν θα μπορούσε να λείπει το Pakia. Είναι εύχρηστο, ολοκληρωμένο, online, έχεις πρόσβαση από τον browser του κινητού σου σε όλες τις πληροφορίες του γραφείου σου και με το Pakia έχεις σε μία εφαρμογή τα περισσότερα από τα παραπάνω.

Το καλύτερο βέβαια είναι ότι και στο Pakia ξεκινάς δωρεάν! Δοκίμασέ το!

Μερικές δωρεάν εφαρμογές για την οργάνωση του ασφαλιστικού σου γραφείου was last modified: October 18th, 2018 by Aggeliki Soltatou